Costos fijos y variables de organizar un evento

La organización de un evento requiere de planificación, no es algo que se de espontaneamente. No solamente se debe planificar el evento en si, no que tambien se debe realizar un presupuesto y para cada evento es diferente.

Es sano hacer un presupuesto lo mas detallado posible, sobre todo si es la primera vez que vas a hacer algo asi, pero hay que ser realistas en aceptar que los presupuestos casi nunca se cumplen.

En toda actividad comercial hay dos tipos de gastos: Los gastos fijos y variables

Gastos fijos

Los gastos fijos son los que se van a dar independientemente del numero de asistentes al evento

Algunos de los gastos fijos mas comunes son

  • Lugar donde se organizara el evento
  • Alquiler de tarimas, mobiliario, equipo de sonido, elementos de proyeccion, pantallas, luces
  • Marketing y publicidad
  • Diseño e impresion  de la boleteria
  • Transporte y viaticos de los artistas u oradores
  • Honorarios
  • Señalizacion
  • Electricidad
  • Baños portatiles

Gastos variables

Estos gastos si dependen directamente de la cantidad de asistentes al evento. Algunos de ellos son:

  • Credenciales, gafetes
  • Comida, snacks, coffe break
  • Personal de seguridad y limpieza

Como recomendación adicional, al momento de elaborar tu presupuesto es sano apartar un 10 a un 15% adicional para cubrir imprevistos que se vayan presentando.

Otra respuesta

Esta respuesta encontrada en Quora me pareció muy buena y por eso la comparto

To work out the expenditure for a festival you have to work out the following,

Artist costs, Security costs, marketing costs, power costs, toilets, staff, ground hire, stages, lighting, sound, tents and marquees, theming.

Once you have worked all that out and are absolutely certain you have costs down exactly. Double it, that will give you the expenditure of a festival.

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